쉽고 간단하게 얘기하라.

“사람의 지혜가 깊으면 깊을수록 생각을 나타내는 말은 단순해진다.”

톨스토이의 말이다.

어렵게 얘기하고, 길게 얘기하는 사람들이 있다. 왜 그럴까? 그것은 자신이 잘 모르기 때문이다. 완벽하게 이해했다면 그렇게 길게 말할 필요성을 느끼지 못한다. 자신이 이해하지 못할 때는 거기에 비례해 보고서의 길이도 길어지고, 말도 길어진다. 어려운 용어도 자연스럽게 쓴다. 그래야 사람들을 속일 수 있기 때문이다.

가방이 크다고 공부를 잘하는 것은 아니다. 멋지게 보이려고 애를 쓰는 것도 커뮤니케이션의 적이다. 자신의 메시지보다 자신을 멋지게 포장하려는 욕구를 가진 사람들이 이런 실수를 저지른다. 남의 눈에 비치는 자신을 너무 의식하는 사람은 멋진 말로 포장하고, 예쁘게 얘기하는 데에만 신경을 쓴다. 그러다 보면 본질이 흐려져 무슨 말을 하는지 상대방은 알아듣지 못하게 마련이다.

어떤 사물이나 사안에 대한 공력이 커질수록 말은 쉬워지고 짧아진다. 반면에 머릿속에 든 것이 없을수록 가방은 점점 커지게 마련인 것이다.

그렇다면 말을 쉽고 짧게 하기 위해서는 어떻게 해야 할까?

첫째, 관련 이슈에 대해 확실하게 알고 있어야 한다. 그러기 위해서는 관련 정보를 수집하고 충분히 소화해 어떤 질문이 나오더라도 대응할 수 있도록 한다. 예를 들어, 사내 이직률이 높아지는 것이 문제라면 이에 대한 정보를 모두 수집해야 한다. 지난 몇 년 간의 이직률 데이터, 다른 회사의 이직률 데이터, 업종별 이직률 데이터, 당사 이직 이유에 대한 정보, 그로 인한 손실 등, 문제의 원인과 대책에 관해 완벽하게 이해하고 있어야 한다.

둘째, 모든 데이터를 전부 얘기하는 것보다 상대가 가장 알고 싶어하는 것이 무언지, 상대가 시간적으로 어떤 상태인지를 파악해야 한다. 또 어떤 내용을 어떤 순서로 설명하는 것이 가장 좋을지도 생각해 보아야 한다. 상대의 시간이 충분하다면 기, 승, 전, 결의 형식으로 차분하게 설명하고 결론을 나중에 내려도 좋다. 하지만 만일 상대가 시간에 쫓긴다면 결론부터 얘기하는 것이 좋다. 그리고 상대의 반응에 따라 설명하면 된다.

셋째, 예상 질문을 생각해야 한다. 당신이 상사라면 어떤 질문을 할 것인지, 어떤 것이 궁금한지 생각해 보라. 이를 알기 위해서는 평소 회의에서 사람들이 주고받는 질문을 유심히 살펴보라. 예상 질문의 숫자는 생각보다 그리 많지 않다.

넷째, 목적을 분명히 해야 한다. 커뮤니케이션에는 늘 목적이 있다. 단순히 문제의 심각성을 알리는 것인지, 그래서 예산이나 인원을 확보하자는 것인지, 아니면 교육을 시키자는 것인지를 확실히 하라. 실컷 설명한 후에 상대의 입에서 “그래서 어쩌라고?”라는 반응이 나오면 곤란하다.

‘간단하지만 명확하게(Simple and clear)’는 커뮤니케이션의 가장 중요한 원칙이다. 충분히 간단하게 할 수 있는 얘기를 길고 이해하기 어렵게 이야기 하는 사람과의 대화는 고통스러울 수밖에 없다.  또 명확해야 한다. 메시지가 정확해야 한다. 무엇을 주장하는지 상대가 알 수 있어야 한다.

흔히 사람들은 설명을 하거나, 보고서를 제출할 때, 될 수 있는 한 길게 설명해야 그럴 듯할 것이라고 생각하는 경향이 있습니다. 하지만 사실은 정 반대입니다. 간단하지만 명확한 메시지야말로 상대방을 이해시키기에 가장 좋은 방법인 것입니다.

* 참고 자료: 한근태 著 ‘청춘 예찬’

 

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